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GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
Gloria Ponjuán Dante
























































































































































































































































Administración de documentos y archivos
Planteos para el siglo XXI

CONTENIDO

Manuel Vazquez Murillo

Administración de documentos y archivos

Los documentos que usa nuestra sociedad nos rodean y sumergen. Sin ellos no podemos vivir. Esta característica, agudizada y en crecimiento contínuo después de la segunda mitad del siglo XX, ¿no puede ser usada para elevar el nivel de vida democrática mientras mientras están vigentes y activos? ¿Por qué hemos de esperar a que se conviertan en Históricos para descubrir su utilización práctica? Las sociedades iberoamericanas -en mayor o menor grado- estamos padeciendo enfermedades de nuestros sistemas democráticos. Los llamados "documentos de archivo", su tramitación, y la circulación de la información en ellos contenida tienen una vinculación poco observada con lo que se llama burocracia. ¿Qué pasaría si nosotros, los Administradores de Documentos y Archivos, buscáramos convertir la tramitación y la circulación de información en una red de autopistas, en ves de una telaraña? En este libro se alinean los conceptos y definiciones de los términos fundamentales de la antigua Archivística -hoy Ciencia de la Administración de los Documentos y Archivos-, en prosecución de los objetivos arriba sugeridos. De ninguna manera desconocemos o menospreciamos los aportes anteriores. Tomamos de su virtualidad y riqueza lo que nos pide el tiempo y lugar al que nos toca servir.

CONTENIDO

Precio de venta: US$ 15.-
Solicite su ejemplar a: nuevoparhadigma@citynet.net.ar


Manuel Vázquez Murillo

E-Mail: r

Nacido en Tucumán (Argentina) en 1932, ostenta dos títulos universitarios: uno de juventud, Licenciado en Teología, de 1956, y otro de 1973, Archivero, por la Universidad Nacional de Córdoba, que ha sido su profesión y materia de su docencia universitaria desde esa fecha. Se especializó en Selección Documental de documentos de archivo y en Teoría Archivística. Para la primera especialización escribió, en 1982, el Manual de Selección Documental, publicado en modesta edición en Córdoba y reeditado luego en Bogotá en 1992, con ampliación y actualización, y en 1995, en Sevilla, otra vez renovado. En 2002 replanteó el tema en un libro titulado Cómo seleccionar Documentos de Archivo, publicado en Córdoba, en una cuidada edición. Sobre Teoría Archivística, escribió Introducción a la Archivología, que vio la luz en Bogotá, en 1997, libro que es el antecesor del que tiene el lector en sus manos, Administración de Documentos y Archivos. Planteos para el siglo XX, publicado por Editorial Alfagrama. Entre las obras del autor podemos citar también El Patrimonio Documental, 1981; Estudio del Carácter Original de los documentos, 1988; Política de la Administración de Documentos y Archivos, 2003, y gran cantidad de artículos en revistas archivísticas iberoamericanas, traducciones del francés e inglés, etc. Actualmente jubilado, sigue preparando cursos y escritos cuyo denominador común es la adecuación de la Archivología a las necesidades y exigencias del siglo XXI en Iberoamérica. .







Administración de documentos y archivos. Planteos para el siglo XXI.

Tabla de contenido

Introducción

Claves del libro

Los autores elegidos como compañeros permanentes

Portada

Capítulo 1.

Comunicación, información, documento

1.1. Definiciones
1.1.1. Comunicación
1.1.2. El mensaje
1.1.3. Información
1.2. Concepto de documento
1.2.1. Documento para documentólogos
1.2.2. Documento para historiadores
1.2.3. Documento para museólogos
1.2.4. Documento para bibliotecarios
1.2.5. Documento para juristas
1.2.6. Documento para diplomatistas
Notas del Capítulo 1. De la 1 a la 8

Capitulo 2.

El documento de gestión o de archivo

2.1. Definición
2.2. Términos relacionados
2.2.1. Pieza documental
2.2.2. Registro
2.2.3. Record
2.2.4. Registratur
2.3. Clasificación de los documentos de gestión o de archivo
2.3.1. Clasificación por el tipo documental
2.3.1.1. Documentos dispositivos o informativos
2.3.1.2. Documentos testimoniales o registrales
2.3.1.3. Documentos meramente probatorios
2.3.2. Clasificación por la tradición documental
2.3.2.1. Original
2.3.2.2. Copia
2.3.2.3. Borrador
2.3.2.4. Minuta
2.3.3. Clasificación por el tipo de función a la que sirven
2.3.3.1. Documentos sustantivos o característicos
2.3.3.2. Documentos comunes o facilitativos
2.3.4. Clasificación por el grado de accesibilidad a los usuarios
2.3.5. Clasificación por el ámbito jurídico al que pertenecen (públicos y privados)
2.3.6. Clasificación por la relación temporal
2.3.7. Clasificación de los documentos por el soporte del texto
2.3.8. Clasificación por el sentido humano que percibe el mensaje
2.3.8.1. Documentos visuales o visibles
2.3.8.2. Documentos sonoros o audibles
2.3.8.3. Documentos audiovisuales
Notas del Capítulo 2. De la 9 a la 20

Capítulo 3.

El ciclo vital de los documentos de gestión o de archivo

3.1. Introducción
3.2. Primera edad
3.2.1. Momento de planificación
3.2.2. La tramitación
3.3. Segunda edad
3.3.1. Momento de vigencia
3.3.2. Momento de plazo precaucional
3.4. La fase permanente o histórica
3.5. Síntesis de otros planteos del ciclo vital
3.6. Comentario sobre los planteos
3.7. Algunas consecuencias prácticas sobre el ciclo vital
Notas del Capítulo 3. De la 21 a la 2

Capítulo 4.

Casos especiales. Documentos de gestión o de archivo

4.1. Documentos que son comunes a archivos y bibliotecas
4.1.1. Lugar de archivamiento
4.1.2. La descripción de estos documentos
4.1.3. La biblioteca de archivo
4.2. Documentos tridimensionales
4.3. Expedientes, formularios y computadora
4.3.1. Expedientes
4.3.2. Formularios
4.3.3. Tramitación por computadora
4.4. La oficina sin papeles
4.5. Los documentos vitales
4.5.1. Definición estadounidense
4.5.2. Definición canadiense
Notas del Capítulo 4. De la 23 a la 28

Capítulo 5.

La archivalía

5.1. Introducción
5.2. Definiciones de archivalía
5.3. Definiciones de archivalía bajo el nombre de archivo
5.4. Términos relacionados
5.4.1. Fondo documental
5.4.2. Documentación
5.4.3. Colección documental
5.5. Cuándo nace la archivalía
5.6. La archivalía como recurso para el desarrollo de la comunidad
5.6.1. Recursos jurídicos. Documentos dispositivos del Estado
5.6.2. Recurso registral. Documentos testimoniales del Estado
5.6.3. Recursos técnicos I. Documentos científico-técnicos
5.6.4. Recursos técnicos II. Documentos sobre obras públicas
5.6.5. Recursos onomásticos. Listas de personas por categorías
5.7. La archivalía como Patrimonio Documental
Notas del Capítulo 5. De la 29 a la 38

Capítulo 6.

El archivo

6.1. El término archivo
6.2. Definición
6.3. Términos relacionados
6.4. Clasificación de los archivos
6.4.1. Por el tipo de institución a las que sirven
6.4.2. Por la cantidad de instituciones a las que sirven
6.4.3. Por la cantidad de uso de los documentos que albergan
6.4.4. Por la fase del ciclo vital de los documentos que guardan
6.4.5. Por la relación con el destino final de los documentos
6.4.6. Por las características de los conjuntos documentales que contienen
Notas del Capítulo 6. De la 30 a la 43

Capítulo 7.

Los sistemas de administración de documentos y archivos

7.1. Acuerdo terminológico
7.2. Elementos que constituyen el Sistema de Administración de Documentos y Archivos
7.2.1. Archivo General, Nacional y permanentes
7.2.2. Archivo intermedio
7.2.3. Archivo central
7.2.3.1. Archivos centrales en un gran sistema
7.2.3.2. Archivo central en un sistema pequeño
7.2.4. Archivos sectoriales
7.2.5. Archivos de trámite
7.3. Circulación de información en un sistema de archivos
7.3.1. Circulación interna de la información
7.3.2. Circulación externa de la información
7.4. Dónde ubicar la dirección del sistema
7.4.1. En el Archivo General
7.4.2. En el Archivo Intermedio
7.4.3. En un órgano externo y por encima del archivo general y del archivo intermedio
7.4.4. De quién hacer depender el sistema
7.5. Objetivos del Sistema de Administración de Documentos y Archivos
7.5.1. Objetivos de la política para los documentos en sus dos primeras edades
7.5.2. Objetivos sobre el patrimonio documental
7.5.3. Objetivos sobre la circulación externa de la información
7.6. La informática en un Sistema de Administración de Documentos y Archivos
7.7. Algunos asuntos de interés
7.7.1. ¿Conviene que los tres poderes del Estado formen parte de un inmenso sistema?
7.7.2. Dependencia jerárquica y dependencia funcional dentro del sistema
7.7.3. Planes de estudio adaptados a la conducción política de sistemas de archivos
Notas del Capítulo 7. De la 44 a la 45

Capítulo 8.

La Política de Administración de Documentos, Información y Archivos

8.1. Definiciones
8.2. Objetivos de la Política Documental para el siglo XXI
8.2.1. Introducción a los objetivos
8.2.2. Objetivos que atienden a la vertiente administrativa
8.2.3. Objetivos que atienden a la vertiente del patrimonio documental
8.3. Recursos de la Política Documental para el siglo XXI
8.3.1. El poder de los documentos de gestión
8.3.2. La apertura o clausura de información contenida en los documentos de gestión
8.3.2.1. Documentos de difusión obligatoria
8.3.2.2. Documentos de libre acceso
8.3.2.3. Documentos confidenciales
8.3.2.4. Documentos secretos
8.3.2.5. Modos prácticos de usufructuar la información
8.3.3. Los manuales de procedimiento.
8.4. La legislación sobre Administración de Documentos y Archivos
8.4.1. Legislación sobre documentos de archivo
8.4.2. Legislación sobre administración de documentos en fase administrativa
8.4.3. Legislación sobre Patrimonio Documental y documentos de valor permanente
8.4.4. Legislación sobre sistemas de administración de documentos y archivos
8.4.5. Legislación sobre el uso de la información
8.4.6. Legislación sobre los administradores de documentos y archivos o archiveros
Notas del Capítulo 8. De la 46 a la 47.

Capítulo 9.

Política sobre los usuarios

9.1. Usuarios clásicos y nuevos
9.1.1. La sociedad civil como usuaria
9.1.2. La entidad productora / receptora como usuaria
9.1.3. Las personas o entidades implicadas en la tramitación
9.1.4. Los investigadores del Patrimonio Documental
9.2. Dos usuarios característico
9.2.1. Las estadísticas y los estadígrafos
9.2.2. La investigación periodística
Bibliografía del Capítulo 9

Capítulo 10.

El administrador de documentos y archivos o archivero

10.1. Definición
10.2. Términos relacionados
10.3. Incumbencias profesionales de los administradores de documentos y archivos
10.3.1. Incumbencias en relación con los documentos de gestión y con los que integran el patrimonio documental
10.3.2. Incumbencias en relación con la circulación de la información contenida en los documentos en gestión y en el patrimonio documental
10.3.3. Incumbencias en relación con los archivos y los sistemas de administración de documentos y archivos
10.3.4. Incumbencias sobre el servicio a los usuarios
10.3.5. Incumbencias en relación con las asociaciones de archiveros
10.3.6. Incumbencias del administrador de documentos y archivos en relación con la docencia de su profesión
10.4. Desarrollo explicativo de algunas incumbencias
10.4.1. Incumbencias del archivero frente al patrimonio documental
10.4.2. Incumbencias más detalladas del administrador de documentos y archivos cuando es director de un sistema de archivos
10.4.3. Incumbencias de las asociaciones de administradores de documentos y archivos o archiveros
Notas del Capítulo 10. De la 49 a la 59

Capítulo 11.

Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología

11.1. Definición y términos relacionados
11.2. La Administración de Documentos y Archivos o Archivología es una ciencia
11.2.1 Territorio de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología
11.2.2. Relación de la administración de documentos y archivos con otras ciencias
11.2.2.1. El derecho
11.2.2.2. La sociología
11.2.2.3. La administración de empresas
11.2.2.4. La historia
11.2.2.5. La diplomática
11.2.2.6. La informática
11.2.2.7. La microfilmación
11.2.2.8. La arquitectura
11.2.2.9. La química
11.2.2.10. La biología
11.2.3. La terminología
11.2.4. El método de la ciencia de la Administración de Documentos y Archivos
11.3. Usuarios de los documentos de gestión
11.4. Cómo experimenta la ciencia de la Administración de Documentos y Archivos
11.5. La carrera de Administración de Documentos y Archivos o Archivología
Notas del Capítulo 11. De la 60 a la 72
Apéndice
Índice de autores citados
Índice de temas